5 automatisations CRM pour agences immobilières

Un lundi matin dans une agence de Rabat : les demandes Mubawab et Avito du week-end, des messages WhatsApp venus d'une publicité Facebook sur un appartement à Hay Riad, des appels manqués sur le fixe. Vos agents sont déjà en visite. Qui rappelle qui ?

Les cinq recettes qui suivent répondent à cette question. Chacune décrit un déclencheur, une action et ce que vous y gagnez en contrôle. Vous pouvez les mettre en place dans l'ordre, ou commencer par celle qui vous coûte le plus de clients aujourd'hui.

Comment faire entrer les leads des portails sans copier-coller ?

Recette 1. Tant qu'un agent recopie les contacts des portails dans un tableau, une partie se perd entre deux visites. Notre pack immobilier comprend l'import des leads des portails dans Kommo. Chaque demande crée une fiche avec sa source, prête à être traitée. Pour les leads qui vous écrivent sur WhatsApp depuis une publicité, un message d'accueil part dès leur premier message.

Le même pack ajoute un rapprochement des biens par IA avec MyAgent RealtyMatch : à partir des critères du client, l'outil propose les biens de votre stock qui correspondent. Nous avons détaillé ce fonctionnement dans notre article sur le CRM avec IA pour l'immobilier au Maroc, et l'offre complète figure sur notre page immobilier.

Gardez une étiquette par source. Après quelques mois, vous comparez les portails sur le nombre de visites qu'ils produisent.

Qui prend le lead, et comment éviter que deux agents le traitent ?

Recette 2. Décidez d'abord de votre règle : par quartier (Agdal, Souissi, Hay Riad), par type de bien, par transaction (location ou vente), par langue du client, ou à tour de rôle. Kommo attribue ensuite chaque nouveau lead à l'agent prévu.

Dans le Digital Pipeline, l'action « changer le responsable » réattribue un lead, et l'action « ajouter une tâche » crée la tâche « appeler » avec une échéance dès la création de la fiche. Les droits par utilisateur limitent ce que chaque agent voit : il travaille ses fiches, vous voyez celles de toute l'équipe.

Comment saurez-vous, un vendredi soir, quels leads de la semaine n'ont jamais été appelés ? Avec cette recette, vous filtrez les tâches en retard.

Comment relancer les contacts qui ne répondent plus ?

Recette 3. Un client qui a demandé une visite puis se tait peut encore acheter. Il a peut-être visité ailleurs, ou il attend un bien moins cher. La relance automatique part à J+1, J+3 et J+7, s'arrête dès que le client répond, et crée une tâche pour l'agent après le dernier message.

Sur WhatsApp, la règle de Meta encadre ces messages : après 24 heures sans message du client, vous ne pouvez envoyer que des modèles approuvés. Il vous faut l'API officielle de WhatsApp pour travailler à plusieurs sur un même numéro avec des modèles. Un exemple de modèle à J+3 :

Bonjour {{1}}, je reviens vers vous pour l'appartement {{2}}. Vos critères ont-ils changé depuis notre échange ?

La séquence complète, message par message, se trouve dans notre article sur la relance client automatique sur WhatsApp.

Comment limiter les visites manquées ?

Recette 4. Quand l'agent déplace la fiche vers « Visite programmée » et note la date, deux actions partent : un rappel WhatsApp au client la veille, et une tâche pour l'agent le matin même avec l'adresse et le nom du propriétaire.

Meta classe en utilité les modèles qui font suite à une demande du client et ne contiennent aucune promotion. Gardez le rappel factuel :

Bonjour {{1}}, je vous confirme la visite de demain à {{2}}, adresse : {{3}}. Ce créneau vous convient-il toujours ?

Si vous glissez une offre dans le même message, Meta peut classer le modèle en marketing. Gardez les deux séparés.

La question finale compte. Un client qui répond « non » vous laisse le temps de prévenir le propriétaire et de proposer un autre créneau.

Pourquoi noter une raison de perte sur chaque affaire ?

Recette 5. Kommo enregistre une raison de perte sur les affaires perdues, choisie dans une liste propre à votre compte. Construisez cette liste avec vos agents, en restant concret :

• Budget insuffisant pour le quartier demandé
• Bien déjà loué ou vendu
• Financement bancaire refusé
• Client injoignable après la séquence de relance
• Client passé par une autre agence
• Projet reporté

Chaque mois, regardez la répartition. Si « bien déjà loué » domine, votre stock en ligne a sans doute du retard. Si « injoignable » grimpe, revoyez la vitesse de première réponse. Ces données alimentent aussi votre calcul de rentabilité : notre méthode pour calculer le ROI d'un CRM part de la part de leads que personne ne suit.

Par où commencer ?

Commencez par les recettes 1 et 2 : sans entrée propre ni responsable, les trois autres tournent à vide. Ajoutez la relance la semaine suivante, puis le rappel de visite et les raisons de perte une fois que l'équipe déplace ses fiches sans y penser.

Une mise en place Kommo prend 3 à 10 jours selon la complexité. La formation est incluse dans chaque pack, et 30 jours d'assistance suivent le démarrage. Seriez-vous contre l'idée de nous montrer votre pipeline actuel, même s'il tient dans un tableau Excel, lors d'une démo personnalisée ?